LEY GENERAL DE ARCHIVOS DE
CONSIDERANDO PRIMERO: Que el artículo 101 de
CONSIDERANDO SEGUNDO: La importancia histórica, cultural, administrativa,
jurídica, ciudadana y de gestión que
tiene la conservación de los acervos documentales de todo país;
CONSIDERANDO TERCERO: Que el Archivo General de
CONSIDERANDO CUARTO: Que todo proceso de modernización en materia
archivística requiere la incorporación de nuevas tecnologías para la
conservación, control y recuperación de la información, lo cual transforma la
visión tradicional del archivo de una institución que conserva documentos en
aquella que lo considera ente gestor de información documental;
CONSIDERANDO QUINTO: Que la práctica
archivística en el país debe ser objeto de
reformulaciones orientadas a su profesionalización para superar el empirismo que ha permitido las
depredaciones, las dificultades de acceso, la falta de condiciones adecuadas de
conservación, así como para propender a un uso adecuado de la documentación en
beneficio del funcionamiento del Estado y del desarrollo cultural de la
comunidad nacional;
CONSIDERANDO SEXTO: Que todo sistema de archivos tiene la misión
primaria de garantizar el acceso a la información que demandan los ciudadanos
de cada Nación, derecho que está garantizado por las leyes dominicanas;
CONSIDERANDO SÉPTIMO: Que debe crearse un vínculo de integración entre
el Archivo General de
CONSIDERANDO OCTAVO: Que para la captación y conservación de
importantes fondos documentales generados en los municipios y provincias del país, es necesario crear
archivos regionales, provistos de herramientas adecuadas para seleccionar la
documentación que reciben, regularizar su transferencia e implementar programas
de conservación preventiva;
CONSIDERANDO NOVENO: Que una correcta
gestión archivística contribuye a la implementación de la eficiencia,
transparencia e idoneidad deseables en
toda administración gubernamental que se precie de democrática.
Vistos: Los numerales 10, 13 y
14 del Artículo 8 y Artículos No. 101 y 102 de
Vista:
Vista:
Visto: El Decreto
No. 1590 de fecha 30 de mayo de 1936, sobre la organización del Archivo General
de
Vista:
Vista:
Vista:
Vista:
Vista:
Vista:
Visto: El Código
Penal Dominicano, edición modificada de 1998.
Vista:
Vista:
Vista:
Vista:
Vista:
Visto: El Decreto del Poder
Ejecutivo No. 1331-04 de 18 de octubre de 2004, que crea el Consejo Directivo
del Archivo General de
Vista:
Visto: El Decreto No. 1320 de
fecha 5 de julio de 1935, mediante el cual el ejecutivo establece las fechas en
que serán depositados en el Archivo General de
HA DADO
TÍTULO I
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DEFINICIONES
ARTÍCULO 1. Definiciones. Para los efectos
y fines de aplicación de esta ley y sus reglamentos se entiende por:
Accesibilidad. Posibilidad de consultar los documentos
de archivo, dependiendo de la normativa vigente, de su estado de conservación y
del control archivístico.
Acceso. Facultad de utilizar el material de un fondo,
sometido por regla general a determinadas normas y condiciones.
Archivero. Profesional con titulación universitaria, cuyo
campo de actividad se centra en la programación y dirección del desarrollo de
las técnicas adecuadas para la conservación, control y difusión de los fondos
documentales.
Archivística. Disciplina que estudia los principios
teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de
sus fondos.
Archivo. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas, públicas y privadas. Institución encargada de la custodia, control y
difusión de determinados fondos documentales.
En función
de la propiedad de los fondos los archivos pueden ser públicos o privados.
El archivo
también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de
documentos.
En función
del ciclo vital de los documentos pueden ser archivos de oficina, centrales,
intermedios o históricos.
Archivo administrativo. Cada uno de los
archivos de una entidad administrativa que corresponden a las tres primeras
etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservación permanente.
Archivo central. Es aquel en el que se agrupan los
documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. Con
carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que
superen los treinta años de antigüedad. Al archivo central coordina y controla
el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserve la
documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina
productora de los documentos en los que se reúne la documentación en trámite o
sometida a continua utilización y consulta administrativa en ella misma. Con
carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que
superen los diez años de antigüedad.
Archivo histórico. Es aquel al que se transfiere o ha
transferido desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte
de una comisión calificadora de documentos administrativos. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o
por incorporación.
Archivo intermedio. Es aquel al que se
transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por
los organismos productores se hace esporádica y en el que permanecen hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico. Con carácter general y salvo
excepciones, los archivos intermedios no podrán conservar documentos que
superen los cincuenta años de antigüedad.
Ciclo vital de los documentos. Etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en el archivo de oficina
hasta que se eliminan o conservan en un archivo histórico.
Clasificación. Operación intelectual que consiste en el
establecimiento de las categorías y grupos documentales que reflejan la
estructura jerárquica de fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase
de tratamiento archivístico denominada identificación.
Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre
la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No
debe confundirse con fondo.
Colección documental. Conjunto de documentos
reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un
coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica
ni responde al principio de procedencia. Conjunto de documentos reunidos de
forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.
Cuadro de clasificación. Instrumento que refleja
la estructura del fondo documental. Aporta los datos esenciales sobre dicha
estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.).
Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos
que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad
jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
Descripción. Fase del tratamiento archivístico
destinada a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los
archivos.
Descripción archivística. Elaboración de una
representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes
que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de
la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
Difusión. Función archivística fundamental cuya finalidad
es, por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos
documentales de los archivos, y, por otra, hacer partícipe a la sociedad del
papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función
son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos,
convenios con instituciones docentes, etc.
Documento. Toda expresión, en lenguaje oral o escrito,
natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como
cualquier otra expresión gráfica, que constituye testimonio de funciones y
actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las
obras de creación y de investigación editadas y de las que, por su índole,
formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las expresiones aisladas
de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.
Documento de archivo. Información contenida
en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad.
Eliminación o expurgo. Destrucción física de
unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo,
probatorio o constitutivo, o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado
ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se
debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de
reconstrucción de los documentos.
Expediente. Unidad organizada de documentos reunidos
bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de
organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su
tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados
por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor.
Identificación. Fase del tratamiento archivístico que
consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Índice. Conjunto de referencias ordenadas de
encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos
contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.
Instrumento de consulta. Documento sobre
cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades
documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o
intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.
Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que
deriven los instrumentos, se puede distinguir: instrumentos de control (fases
de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de
descripción y difusión).
Instrumento de control. Es aquel que se elabora
en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de
control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales,
repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos (fase
de identificación); y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de
conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de
expurgo, informes / propuestas de expurgo, relaciones de testigos resultantes
de muestreo, etc.
Inventario. Relación más o menos detallada que
describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series
documentales.
Ordenación. Operación archivística realizada dentro
del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de
las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas,
numéricas y/o alfabéticas.
Organización. Adaptación material o física de un fondo a
la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de
identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.
Patrimonio Documental. Está constituido por
todos los bienes reunidos en los archivos que se declaren integrantes del
Sistema Nacional de Archivos.
Selección. Operación intelectual y material de localización
de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de
los plazos establecidos en el proceso de valoración.
Soporte. Materia física, en la que se contiene o soporta la
información registrada.
Transferencia. Procedimiento habitual de ingreso de
fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales,
una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior
dentro del subsistema de archivos en el que esté integrado.
Tratamiento archivístico. Conjunto de fases que
componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo
del ciclo vital de los documentos.
Valoración. Procedimiento que permite determinar el
calendario de conservación de los documentos de archivo. Fase del tratamiento
archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series de documentos, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación, total o parcial.
CAPÍTULO II
OBJETO Y AMBITO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 2. Objeto de
ARTÍCULO 3.
Ámbito de Aplicación. La aplicación de esta ley es de carácter general y
obligatorio en cuanto al aspecto archivístico en todo el Sector Público
Dominicano, entendiéndose por él al Gobierno Central, las instituciones
autónomas y descentralizadas, el Congreso Nacional, los organismos del Poder
Judicial y los Ayuntamientos.
Párrafo I. La creación
de archivos es de carácter obligatorio en cada organismo comprendido en su
ámbito de aplicación.
Párrafo II. Se
consideran sometidos al ámbito de aplicación de la presente ley los archivos
privados incorporados al Sistema Nacional de Archivos por formar parte del
acervo cultural dominicano, conforme a los procedimientos establecidos por la
presente ley y su reglamento de aplicación.
ARTÍCULO 4. Clasificación de los Archivos del Sector
Público. Los archivos del Sector Público, desde el punto de vista de su
jurisdicción, territorialidad y competencia se clasifican en:
1.
Archivo General de la Nación (AGN).
2.
Archivos regionales.
3.
Otros archivos históricos públicos.
4.
Archivos centrales de las instituciones.
5.
Archivos de gestión de las instituciones.
Párrafo: Los
Archivos del Sector Público constituyen
la base de los siguientes subsistemas:
1. Subsistema de
2. Subsistema de Defensa.
3. Subsistema Municipal.
4.
Subsistema Legislativo.
5.
Subsistema de Justicia.
6. Subsistema Notarial.
ARTÍCULO 5.
Propiedad y Administración de los Archivos. La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el
pleno control de la misma. Los archivos públicos, por ser parte del patrimonio
nacional e implicar la garantía del ejercicio de derechos ciudadanos, no son
susceptibles de enajenación.
CAPÍTULO III
SOBRE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 6. Definición y Composición del SNA. El Sistema Nacional de
Archivos (SNA) se compone del órgano rector, un conjunto de archivos e
instituciones archivísticas, los principios y las normas que promueven la
homologación y regularización de los procesos archivísticos, el desarrollo de
los centros de información, los recursos financieros y humanos, la salvaguarda
del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a
los fondos documentales de dicho patrimonio.
ARTÍCULO 7. Conformación del SNA. El SNA está integrado
por el Archivo General de
ARTÍCULO 8.
Rectoría del SNA. El Archivo General de
Párrafo I. El AGN,
entre sus funciones fundamentales, prestará colaboración y asesoría técnica a
los restantes archivos que forman parte del SNA.
Párrafo II. El AGN se
auxilia de sus órganos técnicos creados por la presente ley para el
cumplimiento de la función rectora del SNA.
ARTÍCULO 9. Principio General. El SNA funciona conforme a los principios generales internacionales
en materia archivística de procedencia y orden original de los documentos.
ARTÍCULO 10. Criterios para el Funcionamiento
del Sistema. El SNA funciona bajo los criterios de centralización
normativa y descentralización operativa, administrativa y de gestión. La
centralización normativa estará a cargo del AGN, órgano rector del Sistema, y
la descentralización operativa, administrativa y de gestión, a cargo de lo archivos y las demás
instituciones que lo conforman.
Párrafo.
Las instituciones comprendidas en el Artículo 2 de la presente ley, atendiendo
a sus funciones y bajo la coordinación del AGN en su calidad de órgano rector,
deben ejecutar los procesos de planeación y programación establecidos por el
SNA.
ARTÍCULO 11. Principios Particulares. Los
principios que rigen la función archivística en República Dominicana son los
siguientes:
1.
Libre acceso. Este es un derecho de todo ciudadano,
salvo las restricciones establecidas por la ley.
2.
Efectividad. Servir a la comunidad y garantizar el
cumplimiento de los principios, derechos y deberes consagrados en
3.
Institucionalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas, por tanto los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural
del Estado y para la administración de justicia; son testimonio de los hechos y
de las obras; documentan a las personas y a las instituciones. Como centros de
información documental, los archivos institucionales contribuyen a la eficacia
y eficiencia del servicio que brinda el Estado al ciudadano.
4.
Modernización. El Estado promoverá de manera
constante el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus
sistemas de información de archivos, a través del establecimiento de programas
eficientes y actualizados.
5.
Racionalidad. Los archivos actúan como elementos
fundamentales en la racionalidad de la administración pública y constituyen la
referencia natural de los procesos informativos de la gestión pública.
6.
Responsabilidad. Los servidores públicos son
responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos
guardados en los archivos de las instituciones que administran. Los usuarios
son responsables ante las autoridades por el trato dado a los fondos
documentales que utilicen en calidad de préstamo o consulta.
7. Salvaguarda. El Estado
dominicano asume el compromiso de salvaguardar el patrimonio documental de
República Dominicana.
8. Cooperación.
El SNA brinda apoyo a las
instituciones productoras de documentos, tanto del sector público o privados.
9. Homologación
metodológica. El SNA ofrece servicios a las
instituciones productoras de documentos en la clasificación, descripción
documental y procedimientos archivísticos en general.
TÍTULO II
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO 12. Objeto, Naturaleza y Régimen Jurídico. Se otorga al
Archivo General de
Párrafo.
El Archivo General de
ARTÍCULO 13. Jurisdicción del AGN. El Archivo General de
ARTÍCULO 14. Sede
Principal del AGN. La sede
principal queda fijada en la ciudad de Santo Domingo de Guzmán, Distrito
Nacional, pudiendo establecerse a nivel nacional las dependencias que resulten
necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento del servicio, de acuerdo a
la disponibilidad presupuestaria.
ARTÍCULO 15. Competencias del AGN. El Archivo General de
ARTÍCULO
16. Obligación de
Párrafo I. Todas las
oficinas centrales del Estado, en caso de no tener archivos históricos, deberán
remitir, vencidos los plazos especificados más abajo, sus documentaciones al
AGN.
Párrafo II. El AGN debe determinar qué porciones de los fondos,
relativos a sus respectivas demarcaciones se deben remitir a los archivos regionales.
ARTÍCULO 17. Atribuciones del AGN. Sin desmedro de las
facultades y atribuciones previstas en otras leyes, el Archivo General de
1.
Planificar y coordinar la
labor archivística del SNA en toda la Nación.
2. Presentar al Poder
Ejecutivo el proyecto de presupuesto y los programas a desarrollar por el SNA cada año.
3. Fijar políticas
administrativas y técnicas en materia de archivos y proponer al Poder Ejecutivo,
por parte del Consejo Directivo y de la Junta de Coordinación Técnica, los
reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación.
4. Seleccionar, organizar,
conservar y divulgar el acervo documental que integra el SNA.
5. Crear, desarrollar y
administrar un registro nacional de todos los archivos existentes en el país.
6. Contribuir a garantizar
el libre acceso de la ciudadanía al acervo documental, cumpliendo las
regulaciones establecidas al efecto.
7. Dictar los criterios y
técnicas de organización y descripción de la
documentación y supervisar su cumplimiento.
8. Supervisar el
cumplimiento de los lineamientos y criterios establecidos para la conservación de fondos documentales.
9. Establecer relaciones y
acuerdos de cooperación con instituciones nacionales e internacionales
relacionadas a la función archivística.
10. Promover y apoyar la
organización sistemática, de acuerdo a las pautas generales del SNA, de los archivos
existentes, tanto públicos como privados.
11.
Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública de los
fondos documentales que tuvieren valor histórico, cultural y administrativo.
12.
Publicar y difundir compilaciones de fuentes y obras de interés
archivístico, histórico y cultural.
13.
Realizar censos para identificar los archivos del país, conforme se
establecerá en el Reglamento de Aplicación de la presente ley.
14.
Desarrollar programas de sensibilización para la
Administración Pública y para los ciudadanos en general sobre la importancia de
los archivos como centros de información y componentes fundamentales de la
memoria colectiva.
15.
Contribuir a la difusión de la
cultura nacional.
16.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones de esta ley, sus
reglamentos y normas complementarias.
17.
Las que se le confieran de manera reglamentaria.
ARTÍCULO 18. Organización y
Dirección del AGN. El Archivo General de
ARTÍCULO 19. Consejo Directivo del AGN. El Consejo Directivo está integrado
de la siguiente manera:
1.
El Secretario de Estado de Cultura, quien lo presidirá.
2.
El Presidente de
3.
Un historiador de reconocida trayectoria que será designado cada tres
años por Decreto del Poder Ejecutivo.
4.
Dos especialistas en archivística, designados cada tres años por Decreto
del Poder Ejecutivo.
5.
Un representante de los archivos privados, designado por el conjunto de
los archivos privados que se encuentran integrados al SNA.
6.
Un representante de los archivos regionales, designado por el conjunto
de los archivos regionales que se encuentran integrados al SNA.
7.
El director de la Escuela de Historia y Antropología de la Universidad
Autónoma de Santo Domingo.
8.
Un representante del empresariado dominicano designado por el Poder
Ejecutivo.
9.
Un representante de las
instituciones encargadas del desarrollo de las tecnologías de la información
designado por el Poder Ejecutivo.
10. El Director General del AGN.
Párrafo I. El Consejo Directivo se
reúne ordinariamente cada cuatro (4) meses y extraordinariamente por la
convocatoria de su Presidente o a solicitud de la mayoría de sus miembros.
Párrafo II. El Consejo Directivo
sesiona validamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros y sus
decisiones se adoptan por la aprobación de la mayoría simple de los presentes.
Párrafo III. Los miembros del
Consejo Directivo que no son funcionarios del Estado deben realizar sus labores
de manera honorífica.
ARTÍCULO 20. Funciones del Consejo Directivo. El Consejo Directivo
del Archivo General de
3. Aprobar el proyecto de presupuesto del AGN y
del SNA para su elevación al Poder Ejecutivo.
4. Conocer los informes periódicos de actividades
presentados por el Director General del AGN al Poder Ejecutivo.
5. Aprobar la estructura orgánica de la
institución.
ARTÍCULO 21. Director General del AGN. El
Director General es la principal autoridad ejecutiva del Archivo General de
ARTÍCULO 22. Subdirector General del AGN. El
Subdirector General del Archivo General de
Párrafo. El Subdirector General podrá desempeñar todas las
funciones que el Director General estime pertinentes.
ARTÍCULO 23. Nombramiento del Director
y Subdirector General del AGN. El
Director General y el Subdirector son designados por el Presidente de
Párrafo. En caso de no estar de acuerdo con la terna
propuesta, el Presidente de
ARTÍCULO 24. Requisitos para Ser Director y Subdirector
del AGN. Para ser designado Director
General y Subdirector General se requiere:
1. Ser
dominicano de nacimiento o haber
adquirido la nacionalidad dominicana por lo menos cinco (5) años antes de su
designación.
2. Estar
en pleno ejercicio de los derechos civiles y políticos.
3. No
haber sido condenado a penas aflictivas e infamantes mediante sentencia que
haya adquirido la autoridad de la cosa irrevocablemente juzgada.
4. Ser
un profesional de reconocida capacidad y experiencia técnica en el área de la
investigación histórica, archivística u otra área afín durante por lo menos
cinco (5) años.
5. No
tener relación de parentesco por consanguinidad hasta el tercer grado o de
afinidad hasta el segundo grado inclusive, con el Presidente de
Vicepresidente, el Secretario de Estado de Cultura o cualquier miembro
del Consejo Directivo.
6. Estar dispuesto a ejercer
las funciones a tiempo completo y dedicación exclusiva, con excepción del
ejercicio de la docencia.
ARTÍCULO
25. Funciones del Director del AGN. El Director General del Archivo General de
TÍTULO III
LOS ARCHIVOS DEL SNA
CAPÍTULO I
ARCHIVOS PÚBLICOS
ARTÍCULO 26. Conformación de Archivos. En
consonancia con el criterio de descentralización operativa, cada institución de
las que conforman el ámbito de aplicación de la presente ley cuenta con sus propios
archivos de gestión y su archivo central, y debe supervisar el cumplimiento de
las disposiciones vigentes para la creación, organización, preservación y
control de los mismos.
Párrafo. El titular
de cada institución es responsable de la gestión de los fondos documentales a
su cargo.
ARTÍCULO 27.
Creación de Archivos Históricos Públicos. En los casos en que las
instituciones del Estado lo juzguen conveniente y factible, podrán crear su
propio archivo histórico, notificando al AGN su formación, debiendo ajustarse
su funcionamiento a las normativas del SNA.
ARTÍCULO 28. Responsabilidad Sobre los Archivos Públicos. Los titulares de las instituciones públicas son los responsables por las
condiciones de conservación y organización
en que se encuentran sus respectivos archivos, así como de ejecutar las
reglas establecidas por el SNA para el desarrollo de los
archivos de gestión y del archivo central.
ARTÍCULO 29. Metodología. La metodología de
descripción, clasificación, conservación y traslado será objeto del Reglamento
de la presente ley.
ARTÍCULO 30. Transferencia de Fondos Documentales. Los
archivos institucionales tienen la
obligación de transferir al AGN o a los archivos regionales correspondientes, según el
procedimiento establecido en el Reglamento de Aplicación, toda la documentación
archivada luego de transcurridos diez (10) años de haber sido producida.
ARTÍCULO 31. Casos Especiales. Las transferencias de los documentos señalados a
continuación se rigen de conformidad con las siguientes especificaciones.
1.
Todos los documentos o expedientes que avalan la propiedad inmobiliaria permanecerán
en sus instituciones de origen.
2.
Los documentos de las oficialías del Estado Civil serán transferidos al
AGN luego de cien (100) años de su
emisión.
3.
Los documentos del Poder Judicial serán transferidos al AGN luego de
cincuenta (50) años de emitidos, salvo los casos en que la ley establece su
custodia por los tribunales correspondientes.
4.
Los de Conservaduría de Hipotecas pasarán al AGN luego de veinticinco
(25) años de emitidos.
5.
Los organismos vinculados a la defensa y la seguridad del Estado se
regirán por sus legislaciones específicas o leyes orgánicas, pero deberán
remitir sus fondos al AGN o a otros archivos históricos del Sector Público a
más tardar en el plazo de treinta y
cinco (35) años.
6.
Las entidades públicas que posean archivos históricos, conservarán los
fondos de conformidad con la normativa establecida por la presente ley y por el
SNA.
7.
Los protocolos notariales deberán ser transferidos por la
correspondiente notaría a las secciones de Notaría del AGN o de un archivo
regional a los cincuenta (50) años después de la muerte del notario.
Párrafo. Todos los editores nacionales de libros, periódicos, revistas y otras publicaciones seriadas en ediciones
digitales, deberán remitir dos copias de cada una de sus publicaciones al AGN
en un plazo de treinta (30) meses, a partir de la fecha de su publicación.
ARTÍCULO 32. Conservación de Documentos. Los
archivos institucionales del Sector Público deben implementar un sistema
integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos, el cual debe ser diseñado con la asesoría y el concurso del AGN.
ARTÍCULO 33. Reglas para Garantizar
a)
. Las
entidades públicas que se supriman o fisionen deben entregar sus archivos a las
entidades que asuman sus funciones o a la secretaría o entidad a la cual hayan
estado adscritas o vinculadas.
b)
Las entidades públicas que se privaticen, deben transferir
su documentación histórica a la secretaría de Estado o a la entidad que hayan
estado adscritas o vinculadas.
c)
Es obligación de las entidades de la administración pública,
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
d)
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar
a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas.
e)
El Archivo General de
Párrafo. La destrucción de documentos sólo puede
realizarse de conformidad con las disposiciones establecidas en la presente ley,
su reglamento de aplicación o las normas generales que el AGN dicte al efecto.
Su inobservancia hace a los responsables pasibles de las sanciones establecidas
por esta ley.
CAPÍTULO II
ARCHIVOS REGIONALES
ARTÍCULO 34. Creación de los Archivos Regionales. Para cumplir con los
criterios fundamentales de descentralización operativa y desconcentración de
los archivos, mediante la presente ley se crean los archivos regionales, como
organismos con autonomía administrativa pero dependientes técnica y
normativamente del AGN. Los archivos regionales se nutren de los fondos
documentales remitidos por los
archivos institucionales
de cada distrito, municipio y provincia de la región de que se trate.
ARTÍCULO 35. Estructura de los Archivos Regionales. Cada archivo regional está a cargo de un Director Regional, auxiliado por un
Subdirector Regional, designados por el Poder Ejecutivo de una terna propuesta
por el Consejo Directivo del AGN, observando los requerimientos establecidos en
el régimen de personal del Gobierno Central y los requisitos establecidos de
manera reglamentaria.
ARTÍCULO 36. Los archivos regionales
cuentan con una Comisión de Evaluación y Acceso de Fondos Documentales, integrada de la siguiente manera:
1.
El Director del archivo regional.
2.
El Subdirector del archivo regional.
3.
Un Técnico archivero designado por el AGN.
4.
Tres directores de archivos públicos o privados pertenecientes a la
demarcación correspondiente.
Párrafo: Las resoluciones emitidas por los archivos
regionales, en especial, aquellas adoptadas por
ARTÍCULO 37. Financiación
de los Archivos Regionales. Los archivos regionales se financian con
partidas especializadas en el presupuesto del AGN dentro de la ley de Gastos
Públicos.
ARTÍCULO 38. División
Regional.
Con la finalidad de garantizar el orden y la
conservación de los fondos documentales en las dependencias de los organismos
del sector público en las provincias y municipios, mediante reglamento se
determinarán los archivos regionales a establecerse, de conformidad con los
criterios geográficos que se establezcan al efecto.
ARTÍCULO 39. Facultades de los Archivos Regionales. Sin
menoscabo de las establecidas reglamentariamente, los archivos regionales
tienen las siguientes funciones:
1. Recibir toda la
documentación del sector público de las demarcaciones de su jurisdicción, tras
cumplirse los plazos de entrega.
Párrafo. Adicional a las
funciones establecidas en el presente artículo, cada archivo regional, es responsable
de la aplicación y supervisión de las políticas y lineamientos establecidos por
el AGN.
CAPÍTULO III
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 40. Composición de los
Archivos Privados. Los archivos privados están compuestos de documentos
pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado u
organizaciones no gubernamentales.
Párrafo I. El AGN debe estimular la organización, conservación y
consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social,
técnico, científico y cultural, así como su incorporación al SNA.
Párrafo II. Las
instituciones privadas y los particulares detentadores de fondos documentales
pueden solicitar al AGN el apoyo y la asesoría en materia archivística.
Párrafo III. El AGN, en calidad de órgano rector del SNA, debe brindar
especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros
de investigación y enseñanza
científica, técnica, empresariales, de
las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos
familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la
literatura y la política.
ARTÍCULO 41. Registro de Archivos Privados en el SNA. Las
personas naturales o jurídicas propietarias de documentos o archivos de cierta
significación histórica pueden inscribirlos en la sección de Archivos Privados
del Registro Nacional de Archivos que para tal efecto conformará y administrará
el Archivo General de
ARTÍCULO 42. Declaración de Interés
Cultural de Documentos Privados. El AGN, sin perjuicio de los derechos
de propiedad que subsistan sobre los mismos, puede solicitar al Poder Ejecutivo
la declaración de interés cultural y patrimonial de los fondos documentales
privados de carácter histórico.
Párrafo. Los fondos
declarados de interés cultural y patrimonial, pasan a formar parte del
patrimonio documental dominicano, por lo que el acceso a ellos está sujeto a
regulaciones por parte del AGN, respetando las potestades de los propietarios.
ARTÍCULO 43. Acceso a Documentales. Las
radiodifusoras y televisoras privadas deben permitir que el AGN realice copia
de los documentales u otros programas que hayan difundido con un contenido de
noticia, información, política, cultura, ciencia y tecnología; siempre que esto
no violente las disposiciones relativas a la propiedad intelectual de conformidad
con la normativa vigente en el país.
ARTÍCULO 44. Expropiación de Archivos Privados de Carácter
Histórico-Cultural. Los archivos privados de carácter histórico-cultural que se
encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, pueden
ser declarados de interés público y social, por lo que se procede a su
expropiación por vía administrativa.
ARTÍCULO 45. Prohibición de Traslado al
Exterior. Todo fondo que haya sido declarado patrimonio documental o
cultural queda integrado a la normativa del SNA, por lo que se prohíbe a las
personas naturales o jurídicas propietarias trasladarlos total o parcialmente
fuera del territorio nacional sin la aprobación del AGN.
ARTÍCULO 46.
Ejecución de Declaraciones de Interés Cultural y Expropiaciones. La ejecución
de los artículos 40 y 42 es realizada por el AGN previa resolución de
TÍTULO IV
ÓRGANOS TECNICOS DEL AGN Y EL SNA
CAPÍTULO I
DE LA JUNTA DE COORDINACIÓN TÉCNICA
ARTÍCULO 47. Junta de Coordinación Técnica. Dentro del Archivo General de
ARTÍCULO 48. Composición de
Párrafo I. Cuando la naturaleza de los temas a ser tratados
lo requiera,
Párrafo II.
Párrafo III. Los miembros de
ARTÍCULO 49. Funciones de
CAPÍTULO II
DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y ACCESO DE FONDOS DOCUMENTALES
ARTÍCULO 50. Comisión de Evaluación y Acceso
de Fondos Documentales del AGN. Es la instancia responsable de
proponer las normas de valoración y
selección de fondos documentales.
ARTÍCULO 51. Composición de
1. El Director General del
AGN, quien la preside.
2. El Subdirector General
del AGN.
3. El Presidente de la
Cámara de Cuentas o su representante.
4. El Contralor General de
la República o su representante.
5. El Secretario
Administrativo de la Presidencia o su representante.
6. El Consultor Jurídico
del Poder Ejecutivo o su representante.
7. El Secretario de Estado
de Cultura o su representante.
8. El encargado del área
legal del AGN.
9. El Director del
Departamento del AGN encargado de la recepción de fondos documentales.
10. El titular o
representante del organismo productor de la documentación a ser evaluada.
11. Un especialista de
reconocida trayectoria en materia archivística, designado por el Director
General del AGN.
12. Un historiador de
reconocida trayectoria, designado por
Párrafo I.
Párrafo II. Cuando la naturaleza de los documentos lo requiera,
ARTÍCULO 52. Funciones de
1.
Definir las técnicas de valoración, selección y eliminación de fondos
documentales de acuerdo a los lineamientos y a las normas archivísticas
internacionales.
2. Establecer las tablas de
retención documental para los diversos tipos de archivos del SNA.
3. Decidir sobre las
propuestas de expurgo o retención de la documentación presentada por los
organismos miembros del SNA, observando las disposiciones y lineamientos
generales establecidos por el órgano rector del SNA.
4. Decidir si procede o no
la adquisición o expropiación de fondos documentales privados con valor
histórico.
5. Determinar niveles de
acceso a las consultas del público de los archivos institucionales transferidos
al AGN, de acuerdo a lo establecido en la presente ley.
6. Establecer lo tipos de
documentos con sus respectivas restricciones de acceso.
7. Conocer las evaluaciones
de los fondos documentales donados por particulares y decidir su ingreso al
Sistema, devolución o expurgo, según proceda en cada caso.
8. Recomendar, a través del
Director General del AGN la aplicación de sanciones a los titulares y empleados
de archivos del SNA que violen las normativas vigentes en materia de
preservación de los fondos o incurran en prácticas archivísticas incorrectas.
9. Aprobar las Tablas de
Retención Documental elaboradas por los
archivos pertenecientes al SNA.
10. Las demás que le sean
asignadas de manera reglamentaria o por el AGN.
TÍTULO V
NORMATIVAS LEGALES DEL USO DE LA DOCUMENTACIÓN
CAPÍTULO I
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
ARTÍCULO 53. Programas de Gestión Documental.
Las instituciones públicas deben aplicar las normativas y los programas acerca
de la gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deben observarse los principios y procesos
archivísticos establecidos por el AGN.
ARTÍCULO 54. Validez Legal de las Copias
Expedidas de los Fondos Documentales. Los fondos documentales
reproducidos tienen igual validez y eficacia legal que el documento original,
custodiado en el archivo correspondiente siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la normativa de procedimiento y que se garantice la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de los mismos.
Párrafo. En ningún caso los fondos documentales originales que
posean valor histórico o administrativo podrán ser destruidos, aun cuando hayan
sido reproducidos y/o almacenados en cualquier medio.
CAPÍTULO II
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 55. Acceso a los Documentos e Información. A fin de dar
cumplimiento a las leyes sobre la materia y a la presente ley, los archivos del
SNA brindan los servicios de información a todo ciudadano que, observando los
procedimientos establecidos al efecto, así lo requiera.
Párrafo. Se consagra el libre acceso a la documentación
como norma general, en tanto que las restricciones constituyen la excepción,
acorde con lo indicado en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 56. Limitaciones al Acceso de Documentos del SNA. Podrá limitarse el
acceso a los documentos originales o copias conservados en el SNA por alguna de
las siguientes causas:
4. Los originales por razones de conservación.
5. Disposiciones contenidas en otras
legislaciones especiales.
Párrafo. Los plazos de acceso a los documentos
arriba indicados serán determinados por el Reglamento de la presente ley.
ARTÍCULO 57. Acceso y Restricción a
ARTÍCULO 58. Consulta de Documentos y Archivos: Todas las personas interesadas tendrán
derecho a consultar los documentos de su interés así como obtener copias de los
mismos, salvo las restricciones establecidas por el Art. 55 de la presente ley.
Párrafo: La consulta de fondos
documentales es gratuita, pero la certificación o reproducción de los mismos
tiene un costo para el interesado que será tarifariamente establecido y
actualizado de manera periódica por el AGN, de acuerdo con las fluctuaciones de
costos que pudieran ocurrir.
CAPÍTULO III
PROTECCIÓN AL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE
ARTÍCULO 59. Visitas de Inspección. El
personal del AGN, por instrucción de su Director General, puede, de oficio o a
solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los archivos de los
organismos que componen el ámbito de aplicación de la ley, a fin de verificar
el cumplimiento de las disposiciones que regulan esta materia.
Párrafo. Cuando
advierta cualquier situación irregular, requerirá al respectivo organismo que
realice los correctivos de lugar y, en caso de incumplimiento, establecerá las
responsabilidades administrativas y propondrá a
ARTÍCULO 60. Medidas de Control. El AGN, mediante
resolución, es el encargado de establecer las medidas de control necesarias
para evitar los hurtos, mutilaciones y depredaciones de fondos documentales.
Párrafo. El Estado, a través del AGN, ejerce control y vigilancia
sobre los documentos de los archivos privados del SNA declarados patrimonio
documental y cultural.
ARTÍCULO 61. Salida de Fondos Documentales. La
salida temporal de fondos documentales sólo tiene lugar, en los casos y formas
siguientes:
1.
Documentos administrativos. Las autoridades
institucionales, previa autorización del Archivo General de
2.
Documentos históricos. En los archivos del SNA de
carácter histórico, sólo el Archivo General de
TÍTULO VI
DEL RÉGIMEN ECONÓMICO Y
FINANCIERO
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO
62. Patrimonio. El patrimonio del Archivo General de
ARTÍCULO
63. Recursos Económicos. El presupuesto del AGN y
de los archivos regionales está conformado por las
partidas presupuestarias que le sean asignadas por el Poder Ejecutivo, previa
presentación por la institución del proyecto de presupuesto requerido para el
cumplimiento de los programas, proyectos, metas y fines propuestos para el
desarrollo del SNA.
Párrafo
I. El
Archivo General de
1. Ingresos
propios provenientes de la enajenación o cualquier otra forma de disposición de
los bienes de su propiedad, de acuerdo a la normativa vigente, así como del
cobro por la prestación de servicios, previa aprobación por los órganos
correspondientes.
2.
Transferencia, legados y donaciones de otras fuentes públicas o privadas,
nacionales o extranjeras, y los provenientes de programas de cooperación
internacional.
3. Créditos
y empréstitos de entidades financieras públicas o privadas, previa autorización
conforme a la ley.
4. Las apropiaciones literarias, científicas, técnicas y de cualquier
otro género o naturaleza, cuya producción y propiedad intelectual recaiga en la
institución.
5. Venta de publicaciones especializadas o de interés científico,
histórico o cultural.
Párrafo
II.
Estos recursos se administran de conformidad con la legislación que rige la
administración y control de los recursos del Estado dominicano.
TÍTULO VII
RÉGIMEN DE SANCIONES Y DISPOSICIONES FINALES
CAPÍTULO I
RÉGIMEN DE SANCIONES
ARTÍCULO 64. Sanciones por Violaciones al Procedimiento. Toda violación de la
presente ley es sancionada conforme a las disposiciones de este capítulo, a las
dispuestas por la ley de Carrera Administrativa y a las establecidas para el
incumplimiento de funciones públicas en el Derecho Común.
ARTÍCULO 65.
Gradualidad de Faltas. Las faltas cometidas en contra de los fondos
documentales del Sistema Nacional de
Archivo son consideradas como leves o graves y serán sancionadas conforme al régimen
establecido en este capítulo, y a las disposiciones del Código Penal Dominicano
para el proceso y la penalización de las infracciones cometidas en contra de la
propiedad del Estado dominicano.
ARTÍCULO 66. Prevención y Sanción. El AGN,
sin perjuicio de lo establecido en el Derecho Común y en las disposiciones de
ARTÍCULO 67.
Denegación de Acceso. La tardanza intencional o negativa de facilitar el acceso a
los fondos documentales del SNA, será sancionada con una amonestación grave.
Tres amonestaciones darán lugar a la expulsión de la persona responsable. La
sanción no limita el ejercicio de toda acción prescrita por el Derecho Común a
favor del ciudadano lesionado.
ARTÍCULO 68. Cancelación por Inobservancia. La
inobservancia de las medidas de protección y conservación preventiva hechas por el AGN o los
especialistas de la materia son consideradas como leves o graves según sea el
caso, dando lugar a las correspondientes amonestaciones. Después de tres
amonestaciones por inobservancias leves o una amonestación por inobservancia
grave el empleado responsable será cancelado.
Párrafo: Los grados o niveles de
gravedad de las faltas serán definidos por el reglamento de aplicación de la
presente ley.
ARTÍCULO 69. Destino de
Documentos Decomisados. Cuando se sustraigan documentos y archivos históricos del
SNA, estos se decomisan y entregan al AGN.
Párrafo I. En caso de
que los documentos sustraídos sean extrañados del país, el AGN realizará todos
los esfuerzos tendentes a la repatriación de los mismos.
ARTÍCULO 70. Sustracción, Depredaciones o Destrucciones
por Negligencia. Cuando se produzca la sustracción, deterioro o destrucción
intencional de documentos de cualquier naturaleza pertenecientes al SNA, por
negligencia descuido u omisión de los empleados directamente responsables de la
custodia o resguardo del archivo continente del documento, o temporal u
ocasionalmente tenedor o directamente en contacto con el mismo, previo a la
ocurrencia del robo, son castigables con penas de seis (6) meses a dos (2) años
de prisión correccional y multas de cinco (5) a diez (10) sueldos mínimos.
ARTÍCULO 71. Penas para el Autor de
ARTÍCULO 72. Circunstancia Agravante. En caso de que
el autor del crimen tipificado en el artículo 68 sea empleado del SNA, será
castigado con penas de tres (3) a diez (10) años de prisión y multa de cinco
(5) a veinte (20) sueldos mínimos.
Párrafo: Se
modifican de manera expresa los artículos
254 y 255 del Código Penal.
ARTÍCULO 73.
Procedimiento de Sanción de Empleados. Todo empleado del Estado que
haya incurrido en violaciones graves de la presente ley debe ser separado de
manera permanente de toda relación laboral con el Sector Público.
ARTÍCULO 74.
Creación del Departamento de Inspectoría General. Se crea el
Departamento de Inspectoría General del SNA, bajo la dependencia del AGN,
compuesto por personas especializadas en la materia, las cuales, previo
juramento de rigor, estarán investidas de fe pública y autoridad suficiente, en
lo concerniente al levantamiento de actas de infracción a la presente ley, y
consecuente sometimiento por ante la jurisdicción correspondiente, de aquellas
personas que resultaren comprometidas.
CAPÍTULO II
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO
75. Transitorio. El Poder Ejecutivo realizará los traslados y apropiaciones
de las partidas asignadas al AGN y todas las que se requieran para el
funcionamiento del SNA hasta que se apruebe el Presupuesto de Ingresos y Ley de
Gastos Públicos del año siguiente a la entrada en vigencia de la presente ley.
ARTÍCULO 76. Reglamento de Aplicación. Dentro del plazo de un
(1) año contado a partir de la
promulgación de la presente ley, el Poder Ejecutivo, tomando en consideración
la propuesta presentada por el Director del AGN, dictará el respectivo
reglamento de aplicación.
ARTÍCULO 77.
Modificaciones. La presente ley modifica el Artículo 6 de
ARTÍCULO 78.
Derogaciones. Se derogan las siguientes leyes y
reglamentos:
a)
Ley de Organización del Archivo General de
b)
Ley Núm.1085 del 24 de mayo de 1936, que modifica
c)
Reglamento de aplicación de
DADA en
REINALDO PARED PÉREZ,
Presidente.
AMARILIS SANTANA CEDANO, DIEGO AQUINO ACOSTA
ROJAS,
Secretaria. Secretario.
smm