(ANTEPROYECTO)
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
DE
LEY No.
_____________
CONSIDERANDO: Que el artículo
101 de
CONSIDERANDO: La importancia histórica, cultural, administrativa, jurídica,
ciudadana y de gestión que tiene la
conservación de los acervos documentales de toda Nación.
CONSIDERANDO: Que el Archivo General de
CONSIDERANDO: Que todo proceso de modernización en materia
archivística requiere la incorporación de nuevas tecnologías para la conservación,
control y recuperación de la información, lo cual transforma la visión
tradicional del archivo de una institución que conserva documentos en aquella
que lo considera ente gestor de información documental.
CONSIDERANDO: Que la práctica
archivística en el país debe ser objeto de reformulaciones orientadas a su
profesionalización para superar el empirismo que ha permitido las
depredaciones, las dificultades de acceso, la falta de condiciones adecuadas de
conservación, así como para propender a un uso adecuado de la documentación en
beneficio del funcionamiento del Estado y del desarrollo cultural de la
comunidad nacional.
CONSIDERANDO: Que todo sistema de archivos tiene la misión
primaria de garantizar el acceso a la información que demandan los ciudadanos
de cada Nación, derecho que está garantizado por las leyes dominicanas.
CONSIDERANDO: Que debe crearse un vínculo de integración entre el
Archivo General de
CONSIDERANDO: Que para la captación y conservación de importantes
fondos documentales generados en los municipios y provincias del país, es necesario crear archivos
regionales, provistos de herramientas adecuadas para seleccionar la
documentación que reciben, regularizar su transferencia e implementar programas
de conservación preventiva.
CONSIDERANDO: Que una
eficaz gestión archivística colabora con una administración gubernamental más eficiente y transparente.
Vistos
los numerales 10, 13 y 14 del Artículo 8 y Artículos No. 101 y 102 de
Vista
Visto
el Decreto No. 1320 de fecha 5 de julio de 1935, mediante el cual el ejecutivo
establece las fechas en que serán depositados en el Archivo General de
Vista
Visto el Decreto No. 1590 de fecha 30 de mayo de 1936, sobre la
organización del Archivo General de
Vista
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Vista
Visto el Código Penal Dominicano, edición modificada de 1998.
Vista
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EL
CONGRESO NACIONAL EN NOMBRE DE
HA DADO LA
LEY GENERAL DE ARCHIVOS DE
TÍTULO I
EL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. Objeto de
ARTÍCULO 2. Ámbito de
aplicación. La aplicación de esta Ley es de carácter general
y obligatorio en cuanto al aspecto archivístico en todo el Sector Público
Dominicano, entendiéndose por él al Gobierno Central, las instituciones
autónomas y descentralizadas, el Congreso Nacional, los organismos del Poder
Judicial y los ayuntamientos. La creación de archivos es de carácter
obligatorio en cada organismo comprendido en su ámbito de aplicación.
Párrafo:
Se consideran también sometidos al ámbito de aplicación de la presente Ley los
archivos privados incorporados al Sistema Nacional de Archivos por formar parte
del acervo cultural dominicano, conforme a los procedimientos establecidos por
la presente Ley y su reglamento de aplicación.
ARTÍCULO 3. Clasificación de los archivos del Sector
Público. Los archivos del Sector Público, desde el punto
de vista de su jurisdicción, territorialidad y competencia se clasifican en:
1. Archivo General de
2. Archivos regionales.
3. Otros archivos históricos públicos.
4. Archivos centrales de las instituciones.
5.Archivos de gestión de las instituciones.
Párrafo: Los
Archivos del Sector Público constituyen
la base de los siguientes subsistemas:
1. Subsistema de
2. Subsistema de Defensa
3. Subsistema de Administración y del
Distrito Nacional y Municipal
4. Subsistema Notarial
6. Subsistema de Justicia
7. Subsistema Legislativo
ARTÍCULO 4. Propiedad y administración de los archivos.
La documentación de la administración pública es producto y propiedad del
Estado y éste ejercerá el pleno control de la misma. Los archivos públicos, por
ser parte del patrimonio nacional e implicar la garantía del ejercicio de
derechos ciudadanos, no son susceptibles de enajenación.
ARTÍCULO 5. Definiciones.
Para los efectos y fines de aplicación de esta Ley y sus reglamentos los
términos que se señalan tendrán los siguientes significados:
Accesibilidad. Posibilidad de consultar los documentos
de archivo, dependiendo de la normativa vigente, de su estado de conservación y
del control archivístico.
Acceso. Facultad de utilizar el material
de un fondo, sometido por regla general a determinadas normas y condiciones.
Archivero. Profesional
con titulación universitaria, cuyo campo de actividad se centra en la
programación y dirección del desarrollo de las técnicas adecuadas para la
conservación, control y difusión de los fondos documentales.
Archivística. Disciplina
que estudia los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los
archivos y del tratamiento de sus fondos.
Archivo. Conjunto
orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Institución encargada de la
custodia, control y difusión de determinados fondos documentales.
En función de la propiedad de los
fondos los archivos pueden ser públicos o privados.
El archivo también es el lugar donde
se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
En función del ciclo vital de los
documentos pueden ser archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.
Archivo administrativo. Cada uno de los archivos de una
entidad administrativa que corresponden a las tres primeras etapas del ciclo
vital de los documentos, previas a la conservación permanente.
Archivo central. Es aquel
en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión del organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es
constante. Con carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar
documentos que superen los treinta años de antigüedad. Al archivo central
coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en
que se conserve la documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora
de los documentos en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a
continua utilización y consulta administrativa en ella misma. Con carácter
general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que superen los
diez años de antigüedad.
Archivo histórico. Es aquel al que se transfiere o ha
transferido desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte
de una comisión calificadora de documentos administrativos. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o
por incorporación.
Archivo intermedio. Es aquel al que se transfieren los
documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos
productores se hace esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico. Con carácter general y salvo excepciones,
los archivos intermedios no podrán conservar documentos que superen los
cincuenta años de antigüedad.
Ciclo vital de los documentos. Etapas por las que sucesivamente
pasan los documentos desde que se producen en el archivo de oficina hasta que
se eliminan o conservan en un archivo histórico.
Clasificación. Operación intelectual que consiste
en el establecimiento de las categorías y grupos documentales que reflejan la
estructura jerárquica de fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase
de tratamiento archivístico denominada identificación.
Colección. Conjunto artificial de documentos
acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su
procedencia. No debe confundirse con fondo.
Colección documental. Conjunto
de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el
criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una
estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. Conjunto de
documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su
especial interés.
Cuadro de clasificación.
Instrumento que refleja la estructura del fondo documental. Aporta los datos
esenciales sobre dicha estructura (denominación de secciones y series, fechas
extremas, etc.).
Custodia.
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión
física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar
el acceso a los documentos.
Descripción. Fase del
tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de
información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los archivos.
Descripción archivística.
Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su
caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis,
organización y registro de la información que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto
y el sistema que los ha producido.
Difusión. Función archivística fundamental
cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilización de los
fondos documentales de los archivos, y, por otra, hacer partícipe a la sociedad
de papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta
función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes
pedagógicos, convenios con instituciones docentes, etc.
Documento. Toda expresión, en lenguaje oral o
escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material,
así como cualquier otra expresión gráfica, que constituye testimonio de
funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con
exclusión de las obras de creación y de investigación editadas y de las que,
por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las
expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.
Documento de archivo.
Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida,
recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
Eliminación o expurgo. Destrucción física de unidades o
series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o
constitutivo, o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea
que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar
por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los
documentos.
Expediente. Unidad organizada de documentos
reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso
de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
Fondo. Conjunto de documentos, con
independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Identificación. Fase del tratamiento archivístico
que consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Índice. Conjunto de referencias ordenadas
de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos
contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.
Instrumento de consulta. Documento
sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto
de unidades documentales con el fin de establecer un control físico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico
de los documentos de la que deriven los instrumentos, se puede distinguir:
instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos
de referencia (fases de descripción y difusión).
Instrumento de control. Es aquel
que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos
de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos
documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros
topográficos (fase de identificación); y en la fase de valoración: relaciones,
calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida,
relaciones y actas de expurgo, informes / propuestas de expurgo, relaciones de
testigos resultantes de muestreo, etc.
Inventario. Relación más o menos detallada que
describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series
documentales.
Ordenación. Operación archivística realizada
dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias
dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales
cronológicas, numéricas y/o alfabéticas.
Organización. Adaptación material o física de un
fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso
intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.
Patrimonio Documental. Está constituido por todos los
bienes reunidos en los archivos que se declaren integrantes del Sistema
Nacional de Archivos.
Selección. Operación
intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de
ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso
de valoración.
Soporte. Materia física, en la que se
contiene o soporta la información registrada.
Transferencia. Procedimiento habitual de ingreso
de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie
documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en la
etapa anterior dentro del subsistema de archivos en el que esté integrado.
Tratamiento archivístico. Conjunto
de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los
fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Valoración.
Procedimiento que permite determinar el calendario de conservación de los
documentos de archivo. Fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series de
documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación, total o parcial.
CAPÍTULO II
SOBRE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 6. Definición. El Sistema Nacional de
Archivos (SNA) se compone del órgano rector, un conjunto de archivos e
instituciones archivísticas, regido por principios y normas que promueven la homologación
y regularización de los procesos archivísticos, el desarrollo de los centros de
información, los recursos financieros y humanos, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los fondos
documentales de dicho patrimonio.
ARTÍCULO 7. Conformación. El SNA
está integrado por el Archivo General de
ARTÍCULO 8. Rectoría. El Archivo General de
Párrafo I. El
AGN, entre sus funciones fundamentales, prestará colaboración y asesoría
técnicas a los restantes archivos que forman parte del SNA.
Párrafo II. El
AGN se auxiliará de sus órganos técnicos creados por la presente Ley para el
cumplimiento de la función rectora del SNA.
ARTÍCULO 9. Principio general. El SNA funcionará conforme a
los principios generales internacionales en materia archivística de procedencia
y orden original de los documentos.
ARTÍCULO 10. Criterios para el
funcionamiento del Sistema. El SNA funcionará bajo los criterios de
centralización normativa y descentralización operativa, administrativa y de
gestión. La centralización normativa estará a cargo del AGN, órgano rector del
Sistema, y la descentralización operativa, administrativa y de gestión, a cargo
de las instituciones a las que están adscritas a los archivos que lo conforman.
Párrafo. Las
instituciones comprendidas en el Artículo 2 de la presente Ley, atendiendo a
sus funciones y bajo la coordinación del AGN en su calidad de órgano rector,
ejecutarán los procesos de planeación y programación establecidos por el SNA.
ARTÍCULO 11. Principios particulares.
Los principios que rigen la función archivística en República Dominicana son
los siguientes:
1.
Libre acceso.
Este es un derecho de todo ciudadano, salvo las restricciones establecidas por
2.
Efectividad.
Servir a la comunidad y garantizar el cumplimiento de los principios, derechos y deberes
consagrados en
3.
Institucionalidad.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas, por tanto los
archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y para la
administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan a las personas y a las instituciones. Como centros de información
documental, los archivos institucionales contribuyen a la eficacia y eficiencia
del servicio que brinda el Estado al ciudadano.
4.
Modernización.
El Estado promoverá de manera constante el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información de archivos, a
través del establecimiento de programas eficientes y actualizados.
5.
Racionalidad.
Los archivos actúan como elementos fundamentales en la racionalidad de la
administración pública y constituyen la referencia natural de los procesos informativos
de la gestión pública.
6.
Responsabilidad.
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso
y manejo de los documentos guardados en los archivos de las instituciones que
administran. Los usuarios son responsables ante las autoridades por el trato
dado a los fondos documentales que utilicen en calidad de préstamo o consulta.
7. Salvaguarda.
El Estado Dominicano asume el compromiso de salvaguardar el patrimonio
documental de República Dominicana.
8. Cooperación.
El SNA brinda apoyo a las
instituciones productoras de documentos, tanto del sector público o privados.
9. Homologación
metodológica. El SNA ofrece servicios
a las instituciones productoras de documentos en la clasificación, descripción
documental y procedimientos archivísticos en general.
TÍTULO II
EL ARCHIVO GENERAL DE
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO 12. Objeto, naturaleza y régimen jurídico. La presente Ley otorga al Archivo
General de
Párrafo. El
Archivo General de
ARTÍCULO 13. Jurisdicción y sede. El Archivo General de
ARTÍCULO 14.
Competencias. El
Archivo General de
En tal sentido el Archivo General de
Párrafo. Todas las
oficinas centrales del Estado deberán remitir, vencidos los plazos
especificados más abajo, sus documentaciones al AGN. El AGN determinará qué
porciones de los fondos, relativos a sus respectivas demarcaciones, se
remitirán a los archivos regionales.
ARTÍCULO 15.
Atribuciones. Sin
desmedro de las facultades y atribuciones previstas en otras leyes, el Archivo
General de
1. Planificar y coordinar la labor archivística del SNA en toda
2.
Presentar al Poder Ejecutivo el proyecto de presupuesto
y los programas a desarrollar por el SNA
cada año.
3.
Fijar políticas administrativas y técnicas en materia
de archivos y proponer al Poder Ejecutivo, por parte del Consejo Directivo y de
4.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el
acervo documental que integra el SNA.
5.
Crear, desarrollar y administrar un registro nacional
de todos los archivos existentes en el país.
6.
Contribuir a garantizar el libre acceso de la
ciudadanía al acervo documental, y su difusión, cumpliendo las regulaciones
establecidas al efecto.
7.
Dictar los criterios y técnicas de organización y
descripción de la documentación y
supervisar su cumplimiento.
8.
Supervisar el cumplimiento de los lineamientos y
criterios establecidos para
la conservación de fondos documentales.
9.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con
instituciones nacionales e internacionales relacionadas a la función
archivística.
10.
Promover y apoyar la organización sistemática, de
acuerdo a las pautas generales
del SNA, de los archivos existentes, tanto públicos como privados.
11.
Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de
utilidad pública de los fondos documentales que tuvieren valor histórico,
cultural y administrativo.
12.
Publicar y difundir compilaciones de fuentes y obras
de interés archivístico, histórico y cultural.
13.
Realizar censos para identificar archivos nacionales de
manera periódica, conforme se establece en el Reglamento de Aplicación de la
presente Ley.
14.
Crear, organizar y custodiar el Registro Nacional de
archivos públicos y privados.
15.
Elaborar y administrar el directorio de archivos,
públicos y privados.
16.
Desarrollar programas de sensibilización
para
17.
Servir de difusor de la cultura nacional.
18.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones de
esta Ley, sus reglamentos y normas complementarias.
19.
Las que se le confieran de manera reglamentaria.
ARTÍCULO 16. Organización y
Dirección. El Archivo General de
ARTÍCULO 17. Consejo Directivo. El Consejo Directivo está
integrado de la siguiente manera:
1.
El Presidente de
2.
El Secretario de Estado de Cultura o su representante.
3.
El Secretario Administrativo de
4.
Un historiador de reconocida trayectoria que será
designado cada tres años por Decreto del Poder Ejecutivo.
5.
Dos especialistas en archivística, designados cada
tres años por Decreto del Poder Ejecutivo.
6.
Un representante de los archivos privados, designado
por el conjunto de los archivos privados que se encuentran integrados al SNA.
7.
Un representante de los archivos regionales,
designado por el conjunto de los archivos regionales que se encuentran
integrados al SNA.
8.
El director de
9.
Un representante del empresariado dominicano.
10.
Un
representante de las instituciones encargadas del desarrollo de las tecnologías
de la información..
11.
Un
representante de una institución docente en archivística.
12.
Un representante
de los archivos municipales
13.
El Director General del AGN
14.
El Subdirector del Archivo General de
Párrafo I. El
Consejo Directivo se reunirá ordinariamente cada cuatro (4) meses y
extraordinariamente por la convocatoria de su Presidente o a solicitud de la
mayoría de sus miembros. Sesionará con la presencia de la mitad más uno de sus
miembros y sus decisiones se adoptarán por la aprobación de la mayoría simple
de los presentes.
Párrafo II. Los
miembros del Consejo Directivo que no son funcionarios del Estado realizarán sus
labores de manera honorífica.
ARTÍCULO 18. Funciones del Consejo Directivo. El
Consejo Directivo del Archivo General de
3. Aprobar el
proyecto de presupuesto del AGN y del SNA para su elevación al Poder Ejecutivo.
4. Conocer los informes periódicos
de actividades presentados por el Director General del AGN al Poder Ejecutivo.
5. Aprobar la estructura orgánica de
la institución.
ARTÍCULO 19. Del
Director General. El
Director General es la principal autoridad ejecutiva del Archivo General de
ARTÍCULO
20. Del Subdirector General. El Subdirector General del Archivo General de
ARTÍCULO
21. Nombramiento. El Director General y el
Subdirector serán designados por el Presidente de
En caso de no estar de acuerdo con la terna
propuesta, el presidente podrá solicitar tantas nuevas ternas como sean
necesarias, hasta que se ejecute la designación.
ARTÍCULO 22. Requisitos. Para ser designado Director General y Subdirector
General se deben llenar los siguientes requisitos:
1.
Ser dominicano o haber adquirido
la nacionalidad dominicana por lo menos cinco (5) años antes de su designación.
2.
Estar en pleno ejercicio de sus
derechos civiles y políticos.
3.
No haber sido condenado a penas
aflictivas e infamantes mediante sentencia que haya adquirido la autoridad de la
cosa irrevocablemente juzgada.
4.
Ser un profesional de reconocida capacidad
y experiencia técnica en el área de la investigación histórica, archivística u
otra área afín durante por lo menos diez (10) años.
5.
No tener relación de parentesco
por consanguinidad hasta el tercer grado o de afinidad hasta el segundo grado
inclusive, con el Presidente de
6.
Estar dispuesto a ejercer las
funciones a tiempo completo y dedicación exclusiva, con excepción del ejercicio
de la docencia.
ARTÍCULO 23. Funciones. El
Director General del Archivo General de
1. Ejecutar
las políticas generales sobre el AGN y el SNA conocidas y sancionadas por el Consejo Directivo.
2. Adoptar
las políticas institucionales, así como las normas, medidas y resoluciones que
estime pertinente para el mejor cumplimiento del objeto, políticas y funciones
del AGN conforme a la presente Ley.
3. Diseñar y
someter al Consejo Directivo el estatuto orgánico, los reglamentos de
funcionamiento internos y la estructura administrativa del AGN con la finalidad
de eficientizar la gestión técnica y administrativa.
4. Elaborar
el proyecto de presupuesto anual del Archivo General de
5. Elaborar
anualmente un informe contentivo de los estados financieros y memorias
institucionales, para su presentación al Poder Ejecutivo y a las demás
instancias superiores competentes.
6. Elaborar
los planes estratégicos para el desarrollo del AGN y el SNA así como sus
respectivos planes operativos que deberán ser sometidos a consideración del
Consejo Directivo.
7. Representar
legalmente al AGN sin perjuicio de ejercer la facultad de delegación en otros
funcionarios de su dependencia sobre la resolución de determinadas materias de
su competencia.
8. Contratar,
evaluar, promover y remover al personal del AGN en el marco de las normas
legales establecidas al respecto.
9.
Suscribir los convenios de
cooperación con organizaciones e instituciones nacionales y extranjeras en el
ámbito de la archivística.
10. Adquirir,
enajenar o arrendar bienes muebles, así como la contratación de servicios,
siempre de conformidad con las normales legales vigentes al respecto.
11. Dictar
resoluciones para facilitar y hacer operativo el servicio prestado por el AGN y
los demás archivos históricos del Sistema, estableciendo los procedimientos que
se requieran para el efecto.
12. Todas las
demás atribuciones que le sean conferidas por la presente Ley, y las demás
leyes que rijan la materia.
TÍTULO III
LOS ARCHIVOS DEL SNA
CAPÍTULO I
ARCHIVOS PÚBLICOS
ARTÍCULO 24. Conformación de
archivos. En concordancia con el criterio de descentralización operativa,
cada institución de las que conforman el ámbito de aplicación de la presente
Ley contará con sus propios archivos de gestión y su archivo central, y
supervisará el cumplimiento de las disposiciones vigentes para la creación,
organización, preservación y control de los mismos. El titular de cada
institución será responsable de la gestión de los fondos documentales a su
cargo.
Párrafo.
Los archivos institucionales públicos dependen administrativamente del
organismo respectivo aunque funcional y técnicamente operan bajo los criterios
establecidos para el SNA.
ARTÍCULO 25. Creación
de archivos históricos públicos. En los casos en que
las instituciones del Estado lo juzguen conveniente y factible, podrán crear su
propio archivo histórico, notificando al AGN su formación, cuyo funcionamiento
tendrá que ajustarse a las normativas del SNA.
ARTÍCULO 26. Responsabilidad sobre los archivos
públicos. Los titulares de las
instituciones públicas son los responsables por las condiciones de conservación
y organización en que se encuentran sus
respectivos archivos, así como de ejecutar las reglas establecidas por el SNA para el desarrollo de los archivos de gestión y del
archivo central.
ARTÍCULO
27. Metodología. La
metodología de descripción, clasificación, conservación y traslado será objeto
del Reglamento de la presente Ley, de acuerdo a normas internacionales.
ARTÍCULO 28. Transferencia de fondos documentales.
Los archivos institucionales tienen la
obligación de transferir al AGN o a los archivos regionales
correspondientes, según el procedimiento establecido en el Reglamento de Aplicación,
toda la documentación archivada luego de transcurridos diez (10) años de haber
sido producida.
ARTÍCULO 29. Casos especiales. Las transferencias de los
documentos señalados a continuación se regirán de conformidad con las
siguientes especificaciones.
1. Todos los documentos o expedientes que avalan la
propiedad inmobiliaria permanecerán en sus instituciones de origen.
2. Los
documentos de las oficialías del Estado Civil serán transferidos al AGN luego de cien (100) años de su emisión.
Párrafo. Todos los editores nacionales de libros,
periódicos, revistas y otras
publicaciones seriadas en ediciones digitales, deberán remitir dos copias de
cada una de sus publicaciones al AGN, en un plazo de un (1) mes.
ARTÍCULO 30. Conservación de
documentos. Los archivos institucionales del Sector
Público deben implementar un sistema integrado de conservación en cada una de
las fases del ciclo vital de los documentos, el cual será diseñado con la asesoría
y el concurso del AGN. La destrucción de documentos sólo puede realizarse de
conformidad con las disposiciones establecidas por la presente Ley, su
Reglamento de Aplicación, o las normas generales que el Archivo General de
CAPÍTULO II
ARCHIVOS REGIONALES
ARTÍCULO 31. Creación. Para
cumplir con los criterios fundamentales de descentralización operativa y
desconcentración de los archivos, mediante la presente Ley se crean los
archivos regionales, como organismos con autonomía administrativa pero
dependientes técnica y normativamente del AGN. Los archivos regionales se
nutren de los fondos documentales remitidos por los archivos institucionales de
cada distrito, municipio y provincia de la región de que se trate.
ARTÍCULO 32. De
ARTÍCULO 33. Financiación de los archivos regionales. Los archivos regionales se
financiarán con partidas especializadas en el presupuesto del AGN dentro de
ARTÍCULO 34. División regional. Con la finalidad de garantizar el orden y la conservación
de los fondos documentales en las dependencias de los organismos del sector
público en las provincias y municipios, mediante reglamento se
determinarán los archivos regionales a crearse, de conformidad con los
criterios geográficos que se establezcan al efecto.
ARTÍCULO 35. Facultades. Cada
Archivo Regional es responsable de la aplicación y supervisión de las políticas
y lineamientos establecidos por el AGN. Sin menoscabo de las establecidas
reglamentariamente, tendrán las siguientes funciones:
1. Recibir
toda la documentación del sector público de las demarcaciones de su
jurisdicción, tras cumplirse los plazos de entrega.
CAPÍTULO III
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 36. Composición.
Los archivos privados están compuestos documentos pertenecientes a personas naturales
o jurídicas de derecho privado u organizaciones no gubernamentales.
Párrafo
I. El AGN estimulará la organización, conservación
y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social,
técnico, científico y cultural, así como su incorporación al SNA.
Párrafo II. Las
instituciones privadas y los particulares detentadores de fondos documentales
pueden solicitar al AGN el apoyo y la asesoría en materia archivística.
Párrafo
III. El AGN, en calidad de órgano rector del SNA,
brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y
centros de investigación y enseñanza científica, técnica, empresariales, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de
personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la
política.
ARTÍCULO 37. Registro de Archivos
Privados en el SNA. Las personas naturales o jurídicas
propietarias de documentos o archivos de cierta significación histórica pueden
inscribirlos en el Registro de Archivos Privados del Registro Nacional de
Archivos que para tal efecto conformará y administrará el Archivo General de
ARTÍCULO 38. Declaración
de interés cultural de documentos privados.
El AGN, sin perjuicio de los derechos de propiedad que subsistan sobre los
mismos, puede solicitar al Poder Ejecutivo la declaración de interés cultural y
patrimonial de los fondos documentales privados de carácter histórico. Estos
fondos formarán parte del patrimonio documental dominicano, por lo que el
acceso a ellos, está sujeto a regulaciones por parte del AGN, respetando las
potestades de los propietarios.
ARTÍCULO 39. De los documentales.
Las radiodifusoras y televisoras privadas deben permitir que el AGN realice
copia de los documentales u otros programas que hayan difundido con un
contenido de noticia, información, política, cultura, ciencia y tecnología;
siempre que esto no violente las disposiciones relativas a la propiedad
intelectual de conformidad con la normativa vigente en el país.
ARTÍCULO 40. Expropiación. Se declara de
interés público y social el derecho a la expropiación por vía administrativa de
archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro
de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
ARTÍCULO 41. Prohibición de
traslado al exterior. Todo fondo que haya sido declarado patrimonio
documental o cultural queda integrado a la normativa del SNA, por lo que se
prohíbe a las personas naturales o jurídicas propietarias trasladarlos total o
parcialmente fuera del territorio nacional sin la aprobación del AGN.
ARTÍCULO 42. Ejecución
de declaraciones de interés cultural y expropiaciones. La
ejecución de los artículos 37 y 39 se realizará por el AGN previa resolución de
TÍTULO IV
ÓRGANOS TECNICOS DEL AGN Y EL SNA
CAPÍTULO I
DE
ARTÍCULO 43. Junta de Coordinación Técnica. Dentro del Archivo General de
ARTÍCULO 44. Composición.
Párrafo I. Cuando la
naturaleza de los temas a ser tratados lo requiera,
Párrafo
II.
Párrafo
III. Los miembros de
ARTÍCULO 45. Funciones de
CAPÍTULO II
DE
ARTÍCULO 46. Comisión de Evaluación y Acceso de
Fondos Documentales del AGN. Es la instancia
responsable de proponer las normas de
valoración y selección de fondos documentales.
ARTÍCULO 47. Composición.
1.
El Director General del AGN, quien la preside.
2.
El Subdirector General del AGN.
3.
El Presidente de
4.
El Contralor General de
5.
El Secretario Administrativo de
6.
El Consultor Jurídico del Poder Ejecutivo o su
delegado.
7.
El Secretario de Estado de Cultura o su delegado.
8.
El representante del área legal del AGN.
9.
El Director del Departamento del AGN encargado de la
recepción de fondos documentales.
10.
El titular o representante del organismo productor de
la documentación a ser evaluada.
11.
Un especialista de reconocida trayectoria en materia
archivística, designado por el Director General del AGN.
12.
Un historiador de reconocida trayectoria, designado
por
Párrafo
I.
Párrafo
II. Cuando la naturaleza de los documentos lo requiera,
ARTÍCULO 48. Funciones de
1.
Definir las técnicas de valoración, selección y
eliminación de fondos documentales de acuerdo a los lineamientos y a las normas
archivísticas internacionales.
2.
Establecer las tablas de retención documental para
los diversos tipos de archivos del SNA.
3.
Decidir sobre las propuestas de expurgo o retención
de la documentación presentada por los organismos miembros del SNA, observando
las disposiciones y lineamientos generales establecidos por el órgano rector
del SNA.
4.
Decidir si procede o no la adquisición o expropiación
de fondos documentales privados con valor histórico,
5.
Determinar niveles de acceso a las consultas del
público de los archivos institucionales transferidos al AGN, de acuerdo a lo
establecido en la presente ley.
6.
Establecer lo tipos de documentos con sus respectivas
restricciones de acceso.
7.
Conocer las evaluaciones de los fondos documentales
donados por particulares y decidir su ingreso al Sistema, devolución o expurgo,
según proceda en cada caso.
8.
Recomendar, a través del Director General del AGN la
aplicación de sanciones a los titulares y empleados de archivos del SNA que
violen las normativas vigentes en materia de preservación de los fondos o
incurran en prácticas archivísticas incorrectas.
9.
Aprobar las Tablas de Retención Documental elaboradas por los archivos pertenecientes al
SNA.
10.
Las demás que le sean asignadas de manera
reglamentaria o por el AGN.
TÍTULO V
NORMATIVAS LEGALES DEL USO DE
CAPÍTULO I
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
ARTÍCULO 49. Programas de
gestión documental. Las instituciones públicas deben aplicar las normativas
y los programas acerca de la gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deben observarse los
principios y procesos archivísticos establecidos por el AGN.
ARTÍCULO 50. Validez legal de las copias
expedidas de los fondos documentales. Los fondos
documentales reproducidos tienen igual validez y eficacia legal que el
documento original, custodiado en el archivo correspondiente siempre que
se cumplan los requisitos exigidos por la normativa de procedimiento y que se
garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los mismos.
Párrafo.
En ningún caso los fondos documentales originales que posean valor histórico o
administrativo podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados en cualquier medio.
CAPÍTULO II
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 51. Acceso a
los documentos e información. A fin de dar cumplimiento a las
leyes sobre la materia y a la presente Ley, los archivos del SNA brindarán los
servicios de información a todo ciudadano que, observando los procedimientos
establecidos al efecto, así lo requiera.
Se
consagra el libre acceso a la documentación como norma general, en tanto que
las restricciones constituirán la excepción, acorde con lo indicado en el
artículo siguiente.
ARTÍCULO 52. Limitaciones al acceso de documentos del SNA. Podrá
limitarse el acceso a los documentos originales o copias conservados en el SNA
por alguna de las siguientes causas:
4.
Los originales por razones de
conservación.
5. Disposiciones contenidas en otras
legislaciones especiales.
Párrafo. Los plazos
de acceso a los documentos arriba indicados serán determinados por el
Reglamento de la presente Ley.
ARTÍCULO 53. Acceso y Restricción a la documentación. Los documentos con informaciones relativas a
honra de personas, seguridad del Estado y similares podrán mantenerse
restringidos hasta por treinta y cinco (35) años. El período de acceso de esos
documentos será definido por
ARTÍCULO
54. Consulta de documentos y archivos: La
consulta de fondos es gratuita, pero la certificación o reproducción de los
mismos tiene un costo para el usuario que será establecido y actualizado de
manera periódica por el AGN tomando como base el costo de los suministros a ser
utilizados para la reproducción.
CAPÍTULO III
PROTECCIÓN AL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE
ARTÍCULO 55. Visitas de inspección.
El personal del AGN, por instrucción de su Director General, puede, de oficio o
a solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los archivos de los
organismos que componen el ámbito de aplicación de
ARTÍCULO 56. Medidas de control.
El AGN, mediante resolución, establecerá las medidas de control
necesarias para evitar los hurtos, mutilaciones y depredaciones de fondos
documentales.
Párrafo.
El Estado, a través del AGN, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos
de los archivos privados del SNA declarados de interés cultural.
ARTÍCULO 57. Salida de fondos documentales.
La salida temporal de fondos documentales sólo tendrá lugar, en los casos y
formas siguientes:
1. Documentos administrativos. Las autoridades
institucionales, previa autorización
del Archivo General de
2. Documentos históricos.
En los archivos del SNA de carácter histórico, sólo el Archivo General de
TÍTULO VI
DEL
RÉGIMEN ECONÓMICO Y FINANCIERO
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO 58. Patrimonio. El patrimonio del Archivo General
de
ARTÍCULO 59. Recursos económicos. El presupuesto del AGN y de los AR está conformado por las
partidas presupuestarias que le sean asignadas por el Poder Ejecutivo, previa
presentación por la institución del proyecto de presupuesto requerido para el
cumplimiento de los programas, proyectos, metas y fines propuestos para el
desarrollo del SNA.
Párrafo I. Asimismo,
el Archivo General de
1.
Ingresos propios provenientes de la enajenación o cualquier otra forma de
disposición de los bienes de su propiedad, de acuerdo a la normativa vigente,
así como del cobro por la prestación de servicios, previa aprobación por los
órganos correspondientes.
2. Transferencia,
legados y donaciones de otras fuentes públicas o privadas, nacionales o
extranjeras, y los provenientes de programas de cooperación internacional.
3.
Créditos y empréstitos de entidades financieras públicas o privadas, previa
autorización conforme a
4. Las apropiaciones literarias, científicas, técnicas y de cualquier
otro género o naturaleza, cuya producción y propiedad intelectual recaiga en la
institución.
Párrafo II. Estos
recursos se administrarán de conformidad con la legislación que rige la
administración y control de los recursos del Estado Dominicano.
TÍTULO VII
RÉGIMEN DE SANCIONES Y DISPOSICIONES
FINALES
CAPÍTULO I
RÉGIMEN DE SANCIONES
ARTÍCULO 60. Sanciones
por violaciones al procedimiento. Toda violación la presente ley será
sancionada conforme a las disposiciones de este capítulo, a las dispuestas por
ARTÍCULO 61.
Gradualidad de faltas. Las faltas cometidas en contra de los fondos
documentales del SNA serán consideradas como leves, graves o muy graves y serán
sancionadas conforme al régimen establecido en este capítulo, y a las
disposiciones del Código Penal Dominicano para el proceso y la penalización de
las infracciones cometidas en contra de la propiedad del Estado Dominicano.
ARTÍCULO 62. Prevención y
sanción. El AGN, sin perjuicio de lo establecido en el Derecho Común y en
las disposiciones de
1. Emitirá las órdenes necesarias para
que se suspendan de inmediato las prácticas
que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas. Dichas órdenes deberán ser
cursadas a la persona responsable directa de adoptar las medidas, con copia al
titular de la institución de que se trate.
ARTÍCULO 63.
Denegación de acceso. La tardanza intencional o negativa de
facilitar el acceso a los fondos documentales del SNA, será sancionada con una
amonestación grave. Tres amonestaciones darán lugar a la expulsión de la
persona responsable. La sanción no limita el ejercicio de toda acción prescrita
por el Derecho Común a favor del ciudadano lesionado.
ARTÍCULO 64. cancelación por inobservancia. La inobservancia
de las medidas de protección y conservación preventiva hechas por
el AGN o los especialistas de la materia son consideradas como leves o graves
según sea el caso, dando lugar a las correspondientes amonestaciones. Después
de tres amonestaciones por inobservancias leves o una amonestación por
inobservancia grave el empleado responsable será cancelado.
ARTÍCULO 65. Medidas por sustracciones. Cuando se sustraigan ilegalmente
documentos y archivos históricos del SNA, estos serán decomisados y entregados
al AGN. En caso de que los documentos sustraídos sean exportados, el Estado
realizará todos los esfuerzos tendentes a repatriar los documentos sustraídos. Estas
acciones serán consideradas como crimen en contra del Estado dominicano, por lo
que los servidores públicos responsables de dichas faltas serán inmediatamente
cancelados y sometidos a la acción de la justicia.
ARTÍCULO 66.
Sometimiento penal. Cuando en la sustracción, destrucción
intencional y explotación ilegal participare una persona ajena al SNA, será sometida
a la justicia por crimen en contra del Estado Dominicano y sancionada conforme
a las disposiciones del Código Penal Dominicano.
ARTÍCULO 67. Procedimiento
de sanción de empleados. El empleado del Estado que haya incurrido
en violaciones muy graves de la presente Ley deberá ser separado de manera
permanente de toda relación laboral con el Sector Público.
CAPÍTULO II
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO
68. Transitorio. El Poder Ejecutivo realizará los
traslados y apropiaciones de las partidas asignadas al AGN y todas las que se
requieran para el funcionamiento del SNA hasta que se apruebe el Presupuesto de
Ingresos y Ley de Gastos Públicos del año siguiente a la entrada en vigencia de
la presente Ley.
ARTÍCULO 69. Reglamento de aplicación. Dentro del
plazo de un (1) año contados a partir de la promulgación de la
presente ley, el Poder Ejecutivo, tomando en consideración la propuesta presentada
por el Director del AGN, dictará el respectivo reglamento de aplicación.
ARTÍCULO 70. Modificaciones.
La presente ley modifica de manera expresa el Artículo 6 de
“Artículo
Párrafo. En el reglamento orgánico y funcional
de
ARTÍCULO 71. Derogaciones. La presente Ley deroga todas aquellas disposiciones
que le sean contrarias y de manera expresa las siguientes leyes y sus
respectivos reglamentos:
Ley de Organización del Archivo General de
ARTÍCULO 72. Vigencia. Esta Ley entrará en vigencia al día siguiente de su
promulgación.
DADA en